Es sind für Unternehmer verschiedene Möglichkeiten vorhanden, um nicht beglichene Forderungen ihrer Kunden einzufordern. Entweder verpflichtet das Unternehmen einen Rechtsanwalt mit der Einforderung der Zahlungspflichten oder das Unternehmen beauftragt ein Inkassounternehmen. Sobald der verbindliche Zahlungstermin von dem Schuldner vernachlässigt wurde und die Zahlung zweifelsfrei ist, können Inkassounternehmen einsatzbereit werden. Zur Einziehung benötigen Inkassounternehmen unter anderem den Namen und die Anschrift des Schuldners. Außerdem muss dem Inkassounternehmen die Höhe der Forderung, der Grund für die Mahnung und Rechnungsdaten bekannt sein.
Das Inkassounternehmen kann nun mit dem Forderungsmanagement anfangen. Der erste Kontakt mit dem Schuldner erfolgt weitgehend telefonisch, um den Anlass der Zahlungsunwilligkeit des Schuldners zu recherchieren und dann baldmöglichst eine Lösung für die Problemstellung herbeizuführen. Grundlegend sind Inkassounternehmen darauf fixiert, eine außergerichtliche Lösung mit dem Schuldner zu finden. Sollte dies andererseits nicht ausführbar sein, so übernimmt das Inkassounternehmen das vollumfängliche Forderungsmanagement bis hin zum Mahn- oder Klageverfahren. Mit dem Urteil als Vollstreckungstitel können dann zugleich Zwangsvollstreckungsmaßnahmen herbeigeführt werden.
Wenn ein Schuldner zahlungsunfähig ist, sind Zwangsvollstreckungsmaßnahmen meistens ergebnislos, vor allem wenn dessen Vermögen bzw. Verdienst unterhalb der Pfändungsgrenze liegt. Für diese Situation schlagen Inkassounternehmen ein Überwachungsverfahren vor und kontrollieren die Vermögenslage des Schuldners. Ein solches Verfahren ist effektiv, denn der Vollstreckungstitel ermöglicht eine Zwangsvollstreckung innerhalb der nächsten 30 Jahre. So lange hat der Gläubiger bzw. das Inkassounternehmen Zeit, um seinen Anspruch geltend zu machen.
In Deutschland unterliegen die Inkassounternehmen einer Erlaubnispflicht. Circa zwei Drittel der Inkassounternehmen in Deutschland sind im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU) organisiert. Insgesamt ist die Inkassounternehmen-Branche in Deutschland durch circa 750 Inkassounternehmen vertreten.