Inkassogebühren müssen überwiegend vom Schuldner bezahlt werden. Sie können von einem Inkassounternehmen jedoch nur in bestimmten Fällen verlangt werden. Es müssen zwei Bedingungen eingehalten werden. Zum einen muss die Forderung des Gläubigers legal sein und zum anderen muss der Schuldner sich in Verzug befinden. Grundlegend können Gläubiger und das Inkassounternehmen anfallende Inkassogebühren frei miteinander beschließen. Doch sind die Inkassogebühren nach oben hin eingegrenzt. Die Inkassogebühren dürfen nicht höher sein, als wenn ein Rechtsanwalt den Arbeiten nachgegangen wäre.
Welche Gebühren ein Rechtsanwalt fordern darf, ist im Rechtsanwaltsvergütungsgesetz festgelegt.
Es gibt jedoch auch Inkassogebühren, welche die Schuldner nicht entrichten müssen. Hierzu gehören die Kontoführungsgebühren. Generell gilt, dass die Überprüfung von Forderungen und Zahlungseingängen zu den regelmäßigen Geschäftstätigkeiten eines Unternehmens gehört und damit nicht getrennt berechnet werden darf. Weiterhin muss der Gläubiger keine Gebühren auf die erste Mahnung bezahlen. Erfahrungsgemäß gehört es nämlich zur Aufgabe des Gläubigers, eine solche Mahnung zu verfassen.
Beauftragt der Gläubiger ein Inkassounternehmen mit dieser Tätigkeit, dürfen die Gebühren nicht dem Schuldner angerechnet werden. Ebenfalls dürfen die Inkassogebühren keine pauschalen Gebühren für das Telefoninkasso bei jedem Telefonanruf beinhalten. Weiterhin darf eine Umsatzsteuer, die bereits in der Rechnung ausgewiesen ist, nicht noch einmal ergänzend geltend gemacht werden.
Wenn der Schuldner einen Brief von einem Inkassounternehmen bekommen hat, sollte er zunächst immer kontrollieren, ob das Inkassounternehmen bei der zuständigen Aufsichtsbehörde eingetragen ist. Gem. § 10 des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) muss jedes Inkassounternehmen nämlich einen entsprechenden Registrierungsbescheid verfügen. Arbeitet das Inkassounternehmen ohne eine Registrierung, handelt das Inkassounternehmen im Rahmen einer Ordnungswidrigkeit. Besteht keine Registrierung, kann der Schuldner die Inkassogebühren leicht abwenden. Denn in diesem Fall ist das Inkassounternehmen gar nicht dazu befugt, Gebühren für das Inkasso zu einzufordern.
Wenn die Höhe der Inkassogebühren nicht angebracht war, kann der Schuldner ein Schreiben verfassen und dem Unternehmen mitteilen, welche Inkassogebühren er akzeptiert und welche er verweigert. Diese Auflistung sollte per Einschreiben versendet werden, damit man einen Nachweis hat, dass das Schreiben bei der Inkassofirma angekommen ist.