Das Forderungsmanagement ist ein routiniertes Mahnwesen, welches vorschriftsmäßig und unter Beachtung aller Fristen juristisch fehlerfrei ausgeübt werden muss. Die ersten Handlungen des Mahnwesens werden größtenteils von Unternehmen selbst getätigt. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung sind je nach Größe des Unternehmens für das Mahnwesen verantwortlich. Außerdem werden das außergerichtliche und das gerichtliche Mahnverfahren dem Forderungsmanagement zugeordnet.
Das Forderungsmanagement fängt schon vor der Rechnungserstellung mit einer Bonitätsprüfung an. Wenn eine Rechnung zwar angemessen und juristisch unbestreitbar erstellt wurde, der Schuldner aber diese Rechnung nicht bezahlt, folgt das außergerichtliche Mahnverfahren. Dabei wird ein gestufter Mahnprozess durchgeführt. Der Mahnprozess beginnt damit, dass nach dem Fälligkeitsdatum einer Rechnung eine Zahlungserinnerung mit einem neuen Fälligkeitsdatum versendet wird. Wenn der Schuldner keine Resonanz auf die Zahlungserinnerung zeigt, kann man im nächsten Schritt eine erste Mahnung mit einem neuen Fälligkeitsdatum versenden. Bei der zweiten Mahnung muss dem Schuldner deutlich werden, dass keine weiteren Mahnungen mehr folgen und rechtliche Schritte eingeleitet werden, wenn die Zahlungsfrist nicht beachtet wird.
Zeigen diese außergerichtlichen Handlungen keinen Erfolg, so wird ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet. Der Mahnantrag ist die erste Handlung des Gläubigers und bei einem Mahnantrag müssen exakte Angaben zum Antragsteller und Antragsgegner gemacht werden. Auch die Art und Höhe des Anspruchs sowie vor welchem Gericht das Mahnverfahren ablaufen soll, muss dokumentiert werden. Danach muss ein Mahnbescheid, welcher gerichtlich angeordnet wird, dem Schuldner versendet werden. Innerhalb von zwei Wochen nach der Kenntnisnahme hat der Schuldner die Gelegenheit, einen Widerspruch gegen den Mahnbescheid einzulegen. Widerspricht der Schuldner nicht zeitgerecht und wurde die Forderung nicht beglichen, dann erlässt das Amtsgericht auf Antrag des Gläubigers einen Vollstreckungsbescheid. Wenn keine Zahlung getätigt oder kein Widerspruch gegen den Vollstreckungsbescheid eingelegt wurde, kann der Gläubiger zur Verwirklichung seiner Forderungen eine Zwangsvollstreckung in die Wege leiten.