Wenn der Schuldner seine Pflichten gegenüber dem Gläubiger nicht erfüllt, hat der Gläubiger die Möglichkeit, den Schuldner zu ermahnen. Die Mahnung muss nicht schriftlich stattfinden, doch ist die schriftliche Form vorteilhaft. So hat man einen Nachweis, falls der Schuldner auf die Mahnung nicht reagiert. Die schriftliche Mahnung ist die Grundlage eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Das gerichtliche Mahnverfahren dient der Durchführung einer Geldforderung und ist ein zivilrechtliches Gerichtsverfahren. Das gerichtliche Mahnverfahren ist mit dem außergerichtlichen Mahnwesen nicht gleichzustellen. Mit dem gerichtlichen Mahnverfahren wird die Verjährung ausgesetzt. Einfache Rechnungsforderungen verjähren nach drei Jahren. Strengt der Gläubiger kein gerichtliches Mahnverfahren an, wenn der Schuldner die Geldforderung nicht begleicht, so kann es schlimmstenfalls dazu kommen, dass der Gläubiger wegen der Verjährung kein Geld erhält.
Der Gläubiger muss tätig werden, damit er seine Geldforderung einfordern kann. Durch das gerichtliche Mahnverfahren bekommt der Unternehmer als Gläubiger einen Vollstreckungstitel. Wenn man das gerichtliche Mahnverfahren anstreben will, müssen einige Kriterien beachtet werden.
Damit das gerichtliche Mahnverfahren bestmöglich stattfinden kann, ist es bedeutend, dass dem gerichtlichen Mahnverfahren die eindeutige Geldforderung zugeteilt wird. Diese Zuordnung ist dringend notwendig. Denn nur so hat der Schuldner davon Kenntnis, um welche explizite Geldforderung es sich handelt. Im Mahnantrag muss die Forderung nicht ausführlich nachgewiesen werden. Für die Eröffnung des gerichtlichen Mahnverfahrens ist lediglich eine Angabe ausreichend. Ob die Forderung begründet ist oder nicht, wird notfalls vom Gericht entschieden.
Wird ein Mahnbescheid angeordnet, findet vorwiegend eine Prüfung der Formalien statt. Es erfolgt keine Vorprüfung über die Berechtigung einer Forderung. Eine inhaltliche Untersuchung findet seitens mit dem Mahnverfahren verpflichteten Gerichts nicht statt. Wird die Forderung im Mahnantrag nur undeutlich formuliert, kann zwar ein Mahnbescheid erlassen werden, die Verjährung kann jedoch weiterlaufen. Mit dem gerichtlichen Mahnverfahren ist die Vollstreckung der Geldforderung ohne eine Klageerhebung umsetzbar, denn ein Urteil ist dafür nicht nötig. Es wird kontrolliert, ob die Forderung berechtigt ist. Eine mündliche Besprechung oder eine Beweiserhebung ist nicht vorgesehen. Am Ende des gerichtlichen Mahnverfahrens steht der Vollstreckungsbescheid und mit ihm kann der Gläubiger seine Geldforderung einfordern und in letzter Möglichkeit von einem Gerichtsvollzieher vollstrecken lassen.
Der Gläubiger kann abwägen, ob er ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder ob er einen zivilrechtlichen Klageprozess anstrengen will. Ist die genaue Anschrift des Schuldners dem Gläubiger unbekannt, so ist es sinnvoller, wenn er eine Klage anstrengt. Bei einem gerichtlichen Verfahren erfolgt eine öffentliche Zustellung und bei einer Klage ist dies nicht möglich. Vermutet der Gläubiger, dass der Schuldner einen Widerspruch gegen das gerichtliche Mahnverfahren einlegen wird, so ist es für den Gläubiger sinnvoller und zeitsparender, eine Klage gegen den Schuldner einzulegen. Das Vollstreckungsverfahren ändert sich in ein Zivilprozessverfahren um und dabei muss die Klageschrift begründet werden und es findet eine mündliche Verhandlung statt.